Itt tegye fel kérdését!
Mi a tudás?
- Mi a különbség az adat, az információ és a tudás között?
- Mi a tacit, mi az implicit, és mi az explicit tudás?
Mi a tudásmenedzsment?
- Mi a különbség információs menedzsment és tudásmenedzsment között?
- Mi a szervezeti tudás? Mi a szervezeti tanulás?
Miért kéne bevezetni TM rendszert?
TM rendszer bevezetése
- Hogyan vágjak bele egy TM rendszer kiépítésébe? Ki tud segíteni?
- Szükséges, hogy a TM rendszer implementációja specifikus projekt legyen?
- Mennyi ideig tart a TM implementációja?
- Mennyibe kerül egy TM rendszer kiépítése?
- Honnan kell irányítani az implementációs folyamatot?
- Szükség van speciális folyamatokra az implementációhoz?
- Szükséges speciális TM csapat, új szerepkörök és felelősségek?
A tudásmegosztás problémája
- Ha bevezetünk egy jó IT rendszert vagy egy új közösségi hálót, akkor az emberek automatikusan megosztják a tudásukat?
- Melyek a legnagyobb akadályai a tudásmenedzsmentnek?
- Hogyan tudjuk ösztönözni a tudásmegosztást?
————————————————————————————————————————————————————————————————————————————–
Mi a tudás?
Mi a különbség az adat, az információ és a tudás között?
Az adat bármilyen hír, közlemény, amit érzékelünk. Az információ az adatokból képződik, ha azokat olyan módon strukturáljuk, hogy az új dolgot mondjon nekünk. A tudás több ennél, az a képesség, ami alkalmassá tesz eredményes döntések meghozatalára és hatékony akciók véghezvitelére. (Peter Senge definíciója alapján) A különbség legjobban egy egyszerű példán keresztül ragadható meg: egy üzem ellenőrző szobájában a nyomásmérő állását leolvasva egy adatot kapsz meg. Ha kontextusba helyezed, hogy ez magas, alacsony, normális, akkor az már információnak minősül. Ha azonban tudod, hogy alacsony nyomás esetén mi a teendő, akkor tudással rendelkezel, ami segít meghozni a jó döntést.
Mi a tacit, mi az implicit, és mi az explicit tudás ?
Az explicit tudás átadása a legkönnyebb, mivel ez a tudásnak már egy kifejezett, dokumentált formáját jelöli, ami függetleníthető az embertől. Ilyen lehet egy könyv, használati utasítás, vagy bármilyen leírás. Az Implicit tudás az emberek fejében lévő, még ki nem fejezett tudást jelöli, aminek egy része kinyerhető különböző módszerekkel (interjúval, mentorprogrammal, wiki oldalak írásával), a másik része azonban nem, vagy csak sokkal bonyolultabban, mivel még a használója fejében sincsen meg tudatosan, struktúrált formában. Ezt nevezzük tacit tudásnak. Jó példa tacit tudásra a biciklizés, ami nem tanulható meg leírásból, vagy oktató videofilm megnézésével.
Mi a tudásmenedzsment?
Mi a különbség információs menedzsment és tudásmenedzsment között?
Nagyon halvány határvonal található az információs menedzsment és a tudásmenedzsment között, de nagyon fontos a különbségtétel. Az információs menedzsment a „megfelelő információ eljuttatása a megfelelő embernek, a megfelelő időben”. A Tudásmenedzsment ennél több; nemcsak információt szolgáltat, de tapasztalatot, útmutatást, know-how-t is döntéstámogatói célból. A tudásmenedzsment inkább emberek összekapcsolásáról, mint sem számítógépek kapcsolatáról szól, így inkább közösségek, mint sem adatbázisok építése. A tudás menedzselése sokkal nehezebb, mert főleg emberek fejében van jelen, összehasonlítva az információval, ami merevlemezen is megtalálható.
Mi a szervezeti tudás? Mi a szervezeti tanulás?
“A vállalaton belül a tudás az egyén vagy a szervezet szintjén létezhet. Az egyéni tudás – a szervezet tudásának egy része – az egyén fejében és testében létezik. A kollektív tudás arra a módra vonatkozik, hogy a tudás hogyan oszlik meg (shared) és válik közössé a szervezet tagjai között. A kollektív tudás olyan felhalmozott tudást jelent, amely a szabályokban, rutinokban, eljárásokban és közös normákban jelentkezik.” (Kapás Judit: A vállalat tudása.Vezetéstudomány. 1999 / 06. szám)
A szervezeti tanulás az a folyamat, melynek eredményeként a szervezetben tudás jön létre, ez a tudás elterjesztésre kerül a szervezetben, beépül abba, elérhető, felhasználható a döntésekhez más szervezeti tagok és egységek számára is.
Miért kellene bevezetni TM rendszert?
Mi az üzleti haszna a TM-nek?
A mai tudás intenzív világban, az számít, hogy “mit tudsz, azt hogyan használod és milyen gyorsan jutsz új információhoz”. Nincs más fenntartható üzleti előny Larry Prusak (IBM) szerint. A Tudásmenedzsment előnye három területen mutatkozik meg:
Jobb és gyorsabb döntések; követve mások tapasztalatát szerte a világon, elkerülheted az ő csapdáikat, alkalmazhatod az ő megoldásaikat, hogy elsőre jó döntést hozz.
Lépésváltás a termelésben; egy teljes tudásbázis kiépítésével csökkenteni tudod a költségeidet és minimalizálhatod azon szükséges erőforrások mennyiségét, melyek elengedhetetlenek a növekedéshez.
Új termékek és szolgáltatások; a tudás újrahasznosítása az innovációt segíti elő, a tudásmenedzsment csökkentheti a költségeket és a szükséges időt rövidtávon, és ezzel egy időben tapasztalatot és szakértelmet kínál a jövőre nézve, úgy, hogy rugalmas és gyors választ biztosít.
Minden iparágban működhet a TM?
A tudásmenedzsment már bizonyítottan több iparágban működik (gyártás, gyógyszerészet, szolgáltató ipar, pénzügyi terület, biztosítás, jog, olaj és gázipar, katonaság, közigazgatás, nem állami intézmények és még számos példát lehetne sorolni). Ez azért van, mert nem emberközpontú és az emberek ugyanolyanok, mindegy melyik iparágról beszélünk.
A különbség az iparágak között az implementációs időben mutatkozik meg. A kulcsfontosságú tényező az, hogy a belső kultúra milyen mértékben együttműködő és teljesítmény-fókuszú.
TM rendszer bevezetése
Hogyan vágjak bele egy TM rendszer kiépítésébe? Ki tud segíteni?
Ha üzleti egységed vagy a csapatod tudásmenedzsmenttel foglalkozik, akkor el kell gondolkodnod azon, hogyan vezess be TM folyamatokat. Fontos, hogy azonosítsd a jelenlegi folyamatok erősségeit és a hiányait egy TM audittal. Jó ötlet lehet egy-két területen tréninget tartani a szóba jöhető eszközökről és módszerekről. El kell gondolkodnod azon, hogy milyen tudásvagyon van a cégben és ezt hogyan lehetne irányítani, működtetni. Egy szélesebb perspektívát nézve, tervezned kell egy TM stratégiát, víziót és célokat kell lefektetned, döntened kell a költségvetésről, határidőkről és az implementációs programról. Kezdetként el kell indítanod egy kick-off találkozót és jól megválasztott pilot projektet. Fontos, hogy a saját implementációs programodból is tanulnod kell! Azonosítanod kell a meglévő tudásközösségeket a cégen belül és a kezükbe adni a kritikus erőforrásokat, hogy aztán belőlük kiindulva képesek legyetek együtt, az egész szervezeten belül megosztani és terjeszteni a tudást.
Mindez természetesen nagyon nehézkes, költséges és talán megvalósíthatatlan lehet külső tanácsadó cég segítsége nélkül. A POZITEAM húsz éves tanácsadói tapasztalata és brit franchise partnere, a Knoco Ltd. garancia arra, hogy a legnagyobb buktatókat együtt kikerülve segítsük cégénél a TM rendszer bevezetését.
Szükséges, hogy a TM rendszer implementációja specifikus projekt legyen?
Igen, önálló projektként kell kezelni a TM implementációját. Az implementációs szakaszhoz szükséges, hogy
az valakinek a felelőssége legyen;
stratégiával és tervvel rendelkezzen;
speciális csapattal és költségvetéssel rendelkezzen;
vége és eleje legyen;
céljai és teljesíthető pontjai legyenek.
Mennyi ideig tart a TM implementációja?
Ha helyesen csinálod, ha tanulsz másoktól, akik már bevezettek tudásmenedzsment rendszert, akkor legkevesebb néhány évbe telhet, amíg olyan szintre eljut a bevezetés, hogy önjáró lesz maga a rendszer. Természetesen ez mindig a vállalat méretétől függ! Egy kultúraváltási folyamatról is beszélünk, ami magában foglalja az emberek gondolkodásának, dolgozói szokásainak megváltoztatását. Egy pár év elteltével meg is ragadhat a projekt és bizonyos idő elteltével lehet csak arra számítani, hogy az egész szervezetben szétterjed a kultúrája. Egy nagyon lelkes, elhivatott implementációra van szükséged, ami kitart addig, amíg képes leszel szabályokat lefektetni. Ezen a ponton elmozdulhatsz egy stabil szervezet felé, ami a teljes átalakulás irányába mutat.
Mennyibe kerül egy TM rendszer kiépítése?
Ezt nagyon nehéz megválaszolni, mert sok mindentől függ: a cég nagyságától, komplexitásától, szükség van -e speciális (elsősorban IT) technológiára, és a sebességtől, hogy milyen gyorsan akarod bevezetni. A British Petrol például 5 millió fontot költött két év alatt, a De Beers pedig több, mint 2 millió USD-t ugyanennyi idő alatt. Lépj kapcsolatba Velünk, ha pontosabb, személyre szabott információt szeretnél kapni!
Honnan kell irányítani az implementációs folyamatot?
Az implementációs folyamat során elengedhetetlen a központi irányítás. Igaz, a tudásmenedzsment kezdeményezések a szervezet bármely szintjén fejlődhetnek, mert gyakran egy személy vagy egy kisebb csoport kezdi el terjeszteni a TM kultúráját. De a szervezet egésze számára csak akkor származik igazi érték a TM-ből, ha az egész szervezetre kiterjedő tudásmenedzsment rendszer működik, amihez szükség van a lokális kezdeményezések kiterjesztésére.
Ezen felül szükséges, hogy felső vezetői támogatása is legyen az implementációs szakasznak. A TM kultúraváltási folyamat is egyben, ami mindig zavaró és kellemetlen az emberek számára, mivel alapvetően az emberek elutasítják a változást. Egy olyan tudásmenedzsment bajnok kell a megfelelő szinten, aki képes több területet befolyásolni, mivel a TM kapcsolatban áll az IT-val, a HR-rel azon belül különösen a képzés és fejlesztéssel és a belső kommunikációval.
Szükség van speciális folyamatokra az implementációhoz?
Biztosan be kell vezetned speciális, főleg tudásátadó folyamatokat. A pénzügyi részlegnek biztosan szüksége van költségvetési tervre, auditokra és könyvelési folyamtokra. A HR-nek szüksége van interjúkra, értékelésekre és egyéni fejlesztési tervekre. A biztonsági menedzsmentnek szüksége van vizsgálatokra, baleseti riportokra… Hasonlóan a tudásmenedzsmentnek szüksége van speciális TM folyamatokra.
Szükséges speciális TM csapat, új szerepkörök és felelősségek?
Minden menedzsment rendszer megkívánja a megfelelően elszámolható szerepköröket: például a pénzügyi menedzsmentnek szüksége van könyvvizsgálókra, könyvelőkre, auditorokra. Ugyanúgy a tudásmenedzsment rendszerek is megfelelő szereplőkkel és felelősségi körökkel rendelkeznek.
A tudásmegosztás problémája
Ha bevezetünk egy jó IT rendszert vagy egy új közösségi hálót, akkor az emberek automatikusan megosztják a tudásukat?
Nem, nem fogják automatikusan megosztani a tudásukat. Bevezetheted a legjobb IT rendszert a világon, a legfelhasználóbarátabb közösségi hálót, de az emberek nem fogják maguktól megosztani a tudást. El kell mondanod nekik, hogy MIÉRT és HOGYAN tegyék, és meg kell győznöd őket, hogy a tudásmegosztás egy egyszerű módszer, ami értéket hoz számukra. Ezután segítened kell a használat első lépéseinek megtételében, majd a napi rutin részévé kell tenned azt.
A tudásmenedzsment egy kultúraváltási folyamat és az embereket át kell segíteni a változáson. Invesztálás az IT rendszerekbe egy kiváló kezdés, amit az emberek képzése kell hogy kövessen, ami legalább ugyanakkora befektetés. A megfelelő egyensúlya az emberek, folyamatok, technológia és irányítás elengedhetetlen. Ezt csak úgy lehet biztosítani, ha a TM implementációs csapat egyformán tevődik össze technológiai tudásúakkal, HR-sekkel, folyamatmenedzserekkel és változásmenedzserekkel. Így nem több, mint egy harmada (vagy egy negyede) költhető a költségvetésedből a technológiára.
Melyek a legnagyobb akadályai a tudásmenedzsmentnek?
“A tudás hatalom.” Az emberek túl gyakran gondolják úgy, hogy a tudás felhalmozása egy útja a személyes hatalom növelésének, a tudás megosztás pedig felhatalmazás.
Az embereknek el kell mozdulniuk attól, hogy “birodalmakat építsenek” oda, hogy minél több új kapcsolatot építsenek.
“Ezt egyedül kell megoldanom!” – A múltbeli egyszemélyes munkavégzéstől el kell mozdulni az együttműködés és a csapatmunka felé.
A helyi fókusz gyakran egy látható korlátja a tudásmenedzsmentnek, ami áthidalható online alapú tudásközösségek megalkotásával.
“Nem itt találták fel.” – Ha a bizalom hiányzik, akkor ez igaz akadály lehet a tudásmenedzsment működtetése előtt. Szemtől-szembeni kommunikáció növelheti a bizalmat.
Az emberek gyakran félnek attól, hogy a hibákért büntetést kapnak, ezért nem akarják azt a tapasztalatot, tudást megosztani, ami akár a hibájukként is feltűnhet.
Az emberek úgy érezhetik, nincsenek megjutalmazva a tudás megosztásáért. Úgy tűnhet a tudásmenedzsment nem része a normál üzleti életnek. A tudásvagyon értékének megőrzése nem alapvető üzleti folyamat része.
Az emberek úgy érzik, nincs idejük a tudás megosztására. Ez a leggyakrabban előforduló probléma, a legnagyobb akadály. Így fontos, hogy a lehető leggyorsabbá és leghatékonyabbá tegyük a tudásmegosztást, hogy az embereknek ne legyen ideje NEM megosztani a tudást.
Hogyan tudjuk ösztönözni a tudásmegosztást?
Semmi sem történik anélkül, hogy ösztönöznénk az embereket, mert mindenkinek szűkös az ideje és az energiája. Mégis hogyan tudjuk rávenni az embereket arra, hogy több időt töltsenek a TM-mel most, hogy utána időt spóroljanak a jövőben?
Elvárások: Az irányítási rendszer részeként a menedzsment feladata, hogy világos elvárásokat tűzzön ki a munkavállalók elé, ami tartalmazza az elfogadható minimum szintjét a TM-nek.
Példa: A TM nem valami olyasmi, amivel csak a munkavállalók foglalkoznak. A menedzsment példamutatáson keresztül kell, hogy vezessenek.
Elismerés: A tudásmenedzsment részeként státuszokat kell kijelölni, ami fontos része a munkának; új TM szerepeket kell alkotni, a TM tréning ellátását ki kell jelölni és a menedzsmentnek aktív támogató szerepet kell ellátnia.
Megtérülés: Az emberek, akik TM megközelítést elfogadják, szükséges, hogy megtalálják annak a helyi előnyeit. A mások tudásához való hozzáférés eredményeként rájönnek, hogy az a tudás mennyiben megkönnyíti a munkájukat.
Jutalom: Habár minden ” megvesztegetési kísérlet” arra nézve, hogy az emberek foglalkozzanak a tudásmenedzsmenttel hosszú távon nem tartható fenn, a jutalmazási rendszere a vállalatnak kompatibilisnek kell lennie a tudásmenedzsmenttel. Azonosítanunk és jutalmaznunk kell a csapatjátékosokat, inkább, mint az egyéni hősöket, inkább a tudásmegosztókat, mint a “tudás halmozókat”. Ha a jutalmazási rendszer rosszul van meghatározva, az emberek nem fogják komolyan venni a TM-et.
